Administrativ assistent kansliet - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Åsele kommun söker en administrativ assistent till kansliet

Som administrativ assistent på kansliet i Åsele kommun arbetar du för att säkerställa en god ordning i kommunstyrelsens förvaltning samt för miljö och byggnadsnämnden. Dina arbetsuppgifter innefattar bedömning och klassificering, diarieföring, postöppning, bevakning av myndighetsbrevlådor, expediering, arkivläggning, sekretessprövningar och utlämnande av allmänna offentliga handlingar. Du ansvarar för löpande arbete i och systemförvaltning av förtroendemannaregister. I rollen förekommer kontakter med olika myndigheter, tjänstepersoner, förtroendevalda och allmänheten.

Under kansliet ligger även arbetsuppgiften att jobba som sekreterare i de olika utskotten. Huvudansvaret för sekreterarrollen ligger på kommunsekreteraren men i rollen som administrativ assistent kan det ingå att täcka upp som sekreterare i utskott och nämnder.

Administrativ assistent ger även stöd till förtroendevalda, handläggare och chefer, i första hand genom att kvalitetssäkra handlingar och stötta i ärendehanteringsprocessen men även i praktiska frågor gällande utrustning till förtroendevalda.  

Kvalifikationer
Vi söker dig som har vana av att arbeta i Officepaketet och en fördel om du har erfarenhet av att arbeta i olika datasystem t.ex. ärendehanteringsprogrammet EDP, då vi gärna ser att du har en generellt hög datakunskap. Det är meriterande om du har erfarenhet och goda kunskaper om de lagar och förordningar som styr kommunalt arbete och några års erfarenhet från arbete som registrator eller motsvarande i kommunal verksamhet samt erfarenhet av systemförvaltning av ärende- och dokumenthanteringssystem.

Personliga egenskaper
Som person är du noggrann, ansvarstagande, analytisk med en förmåga att självständigt planera och driva ett effektivt arbete som tar sin utgångspunkt i verksamhetens behov. Du kan vid behov arbeta i ett högt tempo och du tycker om att arbeta med såväl rutinartade som mer fördjupade uppgifter. Du har en god kommunikativ förmåga och har lätt för att uttrycka dig såväl skriftligen som muntligen på svenska. Att samarbeta, ge god service, bidra till ett gott arbetsklimat och utveckla positiva relationer är självklart för dig. Har du förmågan att snabbt sätta dig in i olika ärenden och att förstå sammanhang är det ett plus. Vi värdesätter ett flexibelt och prestigelöst förhållningssätt. Kansliet är inte så stort men vi hjälper varandra när så behövs.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet och ditt intresse för rollen och vill därför att du beskriver varför du söker tjänsten och vilka dina drivkrafter är.

Intervjuer sker löpande så tjänsten kan eventuell komma att tillsättas innan sista ansökningsdagen